Een strategische personeelsplanning, hoe pak je dat aan?

Met een strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat toekomstige ontwikkelingen in verbinding staan met de huidige personeelsbezetting. Op basis van de inzichten die deze planning je als werkgever geeft, kun je de in-, uit- en doorstroom van je personeel beter en gerichter beïnvloeden. Tegelijkertijd zorgt een strategische personeelsplanning er ook voor dat je kunt inspelen op de ontwikkelingen binnen de markt. Kortom, een strategische personeelsplanning sluit volledig aan op de strategie van een bedrijf én de dagelijkse werkzaamheden.

Meer over het begrip strategische personeelsplanning

Door middel van een strategische personeelsplanning ben je als werkgever dus in staat om een betere personeelsvoorziening tegen minder kosten te realiseren. Daarnaast ben je ook in staat om de juiste medewerkers op de juiste plek te krijgen, nu én straks!

Omdat de strategische personeelsplanning voor een groot deel ook over de toekomst van je bedrijf gaat, is het verstandig om verschillende scenario’s uit te werken, Je weet natuurlijk niet precies hoe bepaalde zaken zich in de toekomst zullen ontwikkelen.

Neem daarom altijd de situatie over vijf jaar als uitgangspunt wanneer je een strategische personeelsplanning gaat opstellen. Werk op basis van historische statistieken verschillende scenario’s uit die aangeven wat de gevolgen zijn voor jouw kritieke werknemersgroepen en wat de invloed op de in-, door- en uitstroom is. Bij historische statistieken moet je vooral denken aan cijfers die iets zeggen over arbeidsongeschiktheid, sterftecijfers, in-, door- en uitstroom enzovoorts.

Helaas blijkt in de praktijk dat veel werkgevers maar beperkte grip hebben op de kwaliteit en de kosten van de instroom, doorstroom en uitstroom van hun personeel. Dit zorgt er in veel gevallen voor dat de bedrijfsontwikkeling veel sneller gaat dan de individuele ontwikkeling van werknemers. Iets wat je als werkgever natuurlijk graag wilt vermijden.

In de komende alinea’s leggen we je graag uit hoe je dit aanpakt. Lees dus snel verder!

Stappenplan voor het opstellen van een strategische personeelsplanning

Een strategische personeelsplanning wordt ook weleens een ‘Rubiks kubus’ genoemd. Dit komt omdat bijna alle aspecten van deze planning samenhangen. Als je ergens aan draait, dan bewegen er direct en indirect andere onderdelen mee met die beweging.

Om een voorbeeld te geven; Wanneer je een verandering in het verloop van je personeel verwacht, dan zal dat direct invloed hebben op de doorstroommogelijkheden en de inzetbaarheid van je personeel.

Hieronder leggen we je graag stap voor stap uit hoe je een strategische personeelsplanning op kunt stellen en hoe je er voor zorgt dat je jouw denkbeeldige Rubiks kubus als een voordeel kunt zien in plaats van een last!

  1. Als eerste moet je als werkgever zorgen voor een bepaalde noodzaak. Waarom heb je de strategische personeelsplanning nodig en wat wil je hier concreet mee bereiken?
  2. De toekomstplannen en strategie die je als werkgever voor ogen hebt moeten vertaald worden naar human resources. Dat wil zeggen dat je het huidige personeelsbestand en de toekomstige behoefte inzichtelijk maakt.
  3. Stap 2 geeft als het goed is antwoord op vragen als ‘Welk personeel hebben we nu nodig’, ‘Welk personeel hebben we in de toekomst nodig’ en ‘Wat is het verschil tussen het huidige personeel en het personeel wat we in de toekomst nodig denken te hebben’.
  4. Door de transitieperiode in kaart te brengen en het HR-plan wat je bij de voorgaande stappen bedacht hebt te gaan uitvoeren, komt de strategische personeelsplanning stap voor stap tot leven!
  5. Zorg er tot slot voor dat de planning écht onderdeel van je bedrijf wordt.

Wat je tussen de regels door misschien wel op is gevallen, is het feit dat een strategische personeelsplanning een preventief karakter heeft. Het zorgt er namelijk voor dat je als werkgever op tijd kunt inspelen op kansen en bedreigingen, in plaats van steeds achteraf brandjes te moeten blussen.

De resultaten van een heldere personeelsplanning

Wanneer je het bovenstaande stappenplan helemaal hebt toegepast en je met succes een heldere strategische personeelsplanning opgesteld hebt, dan levert je dat de volgende resultaten en voordelen op:

  • Je hebt meer inzicht in de zaken die je nodig hebt om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren
  • Je weet zeker dat het aantal medewerkers groot genoeg is om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en kansen binnen de markt
  • Medewerkers kunnen optimaal ingezet worden
  • Je hebt meer grip op de in-, uit- en doorstroom van medewerkers
  • Medewerkers hebben meer inzicht in de organisatie en hun eigen functioneren
  • Medewerkers kunnen zich beter ontwikkelen omdat het duidelijk is waar zij naartoe werken en wat hier voor nodig is
  • Het organisatiebeleid is nu eenvoudiger door te vertalen naar het HR-beleid

Naast de bovenstaande resultaten en voordelen kan een strategische personeelsplanning op de lange termijn bovendien een kostenreductie teweeg brengen. Tegelijkertijd gaat dit vaak samen met een verhoging van de algehele kwaliteit van een bedrijf!

Wat is het verschil met een normale personeelsplanning?

Het belangrijkste verschil tussen een strategische personeelsplanning en een normale of operationele personeelsplanning zit hem in het volgende:

  • Een strategische personeelsplanning richt zich met name op de toekomst
  • Een normale of operationele personeelsplanning houdt zich alleen bezig met het hier en nu

Ook wanneer je een kleine ondernemer bent en wellicht maar één medewerker in dienst hebt, kan een strategische personeelsplanning interessant zijn. Een goede voorbereiding is immers het goede werk!

Interesse in hulp bij het opstellen van een strategische personeelsplanning?

Heb je na het lezen van dit artikel nog een specifieke vraag of heb je interesse in hulp bij het opstellen van je eigen strategische personeelsplanning? Mail ons dan op [email protected], we helpen je graag!

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!